Qu'est-ce qu'une gestion de projet ?

En quoi consiste une gestion de projet ?

Un projet est une initiative limitée dans le temps, mis en place dans le but de créer un produit, un service ou un résultat spécifique. Le projet se diffère d'un processus ou d'une opération récurrente. Également appelée management de projet, la gestion de projet consiste à organiser le déroulement d'un programme de A à Z, depuis sa phase de conception jusqu'à sa phase de clôture.

Pour cela, il est indispensable de définir les objectifs, les ressources matérielles et humaines nécessaires, mais aussi le budget, les délais ainsi que les contraintes éventuelles. La gestion de projet est surtout beaucoup de « bon sens », appuyé par l'application des compétences, des connaissances, d'outils et des techniques aux activités d'un projet. L'objectif principal est d'atteindre les objectifs fixés et de réaliser le bénéfice espéré en créant de la valeur.

Plus concrètement, la conduite d'un projet peut être représentée par un Triangle d'or qui met en avant trois principales contraintes : la qualité, le délai et le coût. Tout l'intérêt de la gestion de projet est de maintenir l'équilibre entre ces 3 facteurs décisifs. Pour piloter leur programme, les managers et les professionnels utilisent différentes méthodologies :

• La méthode traditionnelle : également appelée méthode en cascade. Chaque étape de la gestion de projet est suivie de façon chronologique. On ne passe à l'étape suivante qu'une fois la phase précédente terminée.
• La méthode PERT : consiste à lister les tâches nécessaires à la réussite d'un programme et à les lier entre elles.
• La méthode agile : permet de placer les besoins du client au cœur même du projet.
• Le lean management : consiste à éliminer les gaspillages au maximum afin d'atteindre la meilleure performance possible.
• L'approche Scrum : permet de faire participer le client de façon active au projet.

D'autres méthodes comme la méthode du chemin critique ou la méthode PRINCE2 peuvent également être utilisées pour une bonne gestion de projet.

Dans quel cas et pourquoi effectuer une gestion de projet ?

Mettre en place une méthode de gestion de projet permet avant tout de gagner en productivité et en efficacité. Plus les collaborateurs sont efficaces, plus l'entreprise est en mesure d'atteindre plus facilement les objectifs prévus. Sans compter que ces derniers seront plus motivés dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes.

Ainsi, grâce à une gestion de projet :

• Tu disposes d'une vision globale du projet. Tu peux ainsi faciliter son suivi au quotidien.
• Le chef projet facilite la communication entre les différents intervenants qui travaillent sur le même dossier.
• Tu optimises les coûts et les délais tout en améliorant la qualité des rendus.
• Tu as à ta disposition toutes les clés pour prendre des décisions stratégiques.

La gestion de projet est donc effectuée pour garantir que les bonnes personnes exécutent le bon travail au bon moment. Elle aide donc à s'assurer que l'évolution du projet est bien documentée et parfaitement surveillée. La gestion de projet est réalisée dans le but de garantir la réussite du programme mis en place.

Quelles sont les phases importantes d'une gestion de projet ?

Pour bien réussir une gestion de projet, il est indispensable de respecter plusieurs étapes. Ces différentes phases sont les gages de réussite des objectifs finaux.

Le lancement du projet

Il s'agit de la phase de conception du projet et sans doute l'une des plus importantes. Elle permet de définir le cadre général du programme. En d'autres termes, la phase de lancement du projet est l'occasion idéale pour délimiter le programme, établir les objectifs clés ainsi que les ressources disponibles. Il s'agit d'une étape importante qui permettra à ton projet d'aller à son terme.

Au cours de cette première phase de lancement, tu dois produire de la documentation sur les principaux buts de ton projet. Il s'agira ici de bien définir les directions à prendre. Un autre élément important à prendre en compte pendant cette phase est la limite de ton programme. 

Il est essentiel que tu en définisses les contours si tu souhaites travailler efficacement par la suite. C'est au cours de la phase de lancement que tu pourras produire un premier document qui décrira ton projet.

Les propositions doivent figurer dans le document produit, mais tu dois aussi préciser le calcul des risques. Tout sera ensuite soigneusement résumé dans la charte du projet, un support indispensable qui sera utile tout au long de processus de gestion.

La planification du projet

Dès lors que la charte a été approuvée, la prochaine phase consiste à planifier le projet de l'entreprise. Cette phase consiste principalement à effectuer une analyse précise des besoins nécessaires pour la bonne réalisation des objectifs de l'entreprise. C'est en général au chef de projet que sera confiée cette tâche. Ce dernier peut toutefois inclure les autres membres du groupe s'il juge cela nécessaire.

La phase de planification du projet doit prendre en compte différents éléments. Pour une planification réussie, il est en effet indispensable de faire un état des ressources disposées pour sa réalisation. Ces dernières peuvent être soit matérielles soit humaines. Pour un bon déroulement du projet, il faudra également tenir compte de l'effectif impliqué, des budgets, mais aussi des outils mis à disposition pour le travail.

Un autre facteur important à ne pas négliger reste le temps. La phase de planification doit en effet prendre en compte les ressources humaines et matérielles, mais aussi temporelles. Pour bien planifier le projet, il faudra donc réaliser une bonne projection dans le temps et des dates clés. Fixer des objectifs d'étape réalistes permet ainsi d'assurer un bon déroulement du programme et de sa qualité. À ce niveau, l'expérience de chef de projet est un atout considérable qui l'aidera pour fixer des objectifs d'étape mesurés.

L'exécution du projet

La phase d'exécution du projet est souvent considérée comme la première étape d'une bonne gestion du programme. Pour réussir la gestion de ton projet, la phase de lancement et de planification sont cependant tout aussi importantes. L'exécution est considérée comme le cœur de la gestion du projet. C'est au cours de cette phase que les différentes actions planifiées pour l'étape suivante sont mises en place par les parties concernées.

En général, les différents acteurs sont interdépendants. Pour ne pas bloquer les autres, chaque membre de l'équipe de gestion doit réaliser les tâches qui lui incombent en temps et en heure. Les timings devront donc être strictement respectés à chaque niveau afin que le projet puisse avancer avec fluidité.

Le suivi et le contrôle du projet

Une fois le programme correctement planifié, la phase de suivi et de contrôle se déroulera sans aucun problème. Cette phase n'est pas dissociée de l'étape d'exécution. En effet, le suivi devra se faire en concomitance avec l'étape précédente. Plus concrètement, le suivi consiste à vérifier que les objectifs intermédiaires sont atteints par l'entreprise et que toutes les parties sont capables de livrer leur part.

À chaque niveau de réalisation du projet, un bilan doit être effectué et les retours sur les travaux doivent être réalisés en équipe. Ceci permet à toutes les parties concernées d'apprécier son évolution de manière concrète. Quant au chef du projet, il joue ici le rôle de chef d'orchestre qui pilote l'ensemble. Au cours de la phase de suivi et de contrôle, une attention particulière doit également être accordée à la gestion des risques. Il est très important de les anticiper afin d'éviter les éventuels échecs.

La clôture du projet

Il s'agit de la phase qui marque la fin du cycle de vie d'un projet. Considérée comme la conclusion du programme, cette étape clé est souvent constituée d'un livrable. Ce document présente les résultats obtenus pendant le processus. Sa forme, son format et ses exigences doivent être mentionnés dans la charte du projet.

Au cours de la phase de clôture, il est aussi conseillé de réaliser une évaluation de la réalisation du projet. Celle-ci peut être aussi bien quantitative que qualitative. L'évaluation permet de ressortir les forces, mais aussi les faiblesses constatées. Elle constitue un excellent axe d'amélioration pour le futur.

À titre d'exemple, Trello est un outil particulièrement efficace pour le développement d'un produit en mode agile. Pour un petit projet dans une PME, Asana ou Wrike suffisent largement.

Quelle est l'utilité d'une gestion de projet ?

La gestion de projet vise à organiser son bon déroulement dans son intégralité. Elle fait notamment appel à des méthodes d'organisation pendant le cycle de vie du programme pour aider l'entreprise à atteindre ses objectifs de départ. La gestion de projet permet ainsi de s'assurer que le résultat final est juste et qu'il apportera une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.

Elle apporte également un véritable leadership et une direction aux programmes. Grâce au leadership, l'équipe qui dirige le projet a la vision et la motivation nécessaire pour faire de son mieux. Elle permet ainsi d'éliminer les éventuels obstacles qui pourront ralentir le bon déroulement du projet. Cette méthode permet aussi de s'assurer qu'il existe un plan adéquat pour l'exécution des objectifs stratégiques.

Elle est également importante, car elle assure la qualité de tout ce qui est livré au client, grâce notamment à une planification réaliste.